Als mächtiges Analysewerkzeug hat sich Power BI international einen guten Ruf erarbeitet. Doch lohnt sich der Einsatz auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten? Wie sich die Power-BI-Kosten zusammensetzen und was bei einer Kosten-Nutzen-Betrachtung zu beachten ist, zeigt dieser Artikel.

Power BI: Berichte können kostenlos erstellt werden

Beim Thema der Power-BI-Kosten muss zunächst positiv hervorgehoben werden, dass Microsoft die allumfassenden Möglichkeiten zur Report-Erstellung schlicht ohne Gebühr bereitstellt. Somit können sich Interessierte ohne Zeitdruck an den vollen Funktionsumfang der Software herantasten. Nach dem kostenfreien Download der lokal zu installierenden Komponente "Power BI Desktop", welche alle relevanten Features zur Erstellung aussagekräftiger Berichte mitbringt, kann der Test bereits beginnen.

Sogar der Upload der erstellten Reports in den webbasierten Power-BI-Dienst ist ohne Zusatzkosten möglich. Voraussetzung ist lediglich ein Microsoft-365-Testkonto, welches auch nach Ablauf der Testphase die Arbeit mit dem Power-BI-Dienst ermöglicht. Ein kostenpflichtiges Microsoft-365-Abonnement ist hingegen nicht notwendig.

Power-BI-Kosten: relevant bei größeren Teams

Für Einzelunternehmer ist die kostenlose Variante (Power BI Desktop) optimal. Geht es jedoch um die Zusammenarbeit in Gruppen, Teams, Abteilungen und auf Enterprise-Ebene, so sind erstellte Berichte meist für eine größere Zielgruppe interessant. Exakt an dieser Stelle kommt das Thema der Power-BI-Kosten ins Spiel - denn das Teilen von Power-BI-Berichten ist nur gegen Entgelt möglich. Konkret müssen Unternehmen hierfür mindestens die Lizenz "Power BI Pro" anschaffen. Sie schlägt mit 8,45 Euro pro Monat pro Benutzer zu Buche und dient einzig dazu, die Sharing-Funktionalität von Power BI freizuschalten. Im Übrigen benötigt nicht nur der "Teilende" eine Lizenz, sondern auch der Empfänger. Andernfalls kann er den Bericht nicht öffnen und lesen. Ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl können somit durchaus nennenswerte Kosten entstehen, weshalb der Einsatz der BI-Lösung unter Kosten-Nutzen-Aspekten gut geplant werden sollte. Wichtig zu wissen: Eine Microsoft-365-E5-Lizenz beinhaltet die Power-BI-Pro-Lizenz, wodurch sich signifikante Kostenvorteile erzielen lassen.

Premium-Lizenz: interessant für Big-Data-Szenarien

Bei Power BI Pro müssen Unternehmen auf den allgemeinen Power-BI-Dienst zurückgreifen. Es ist daher nicht möglich, die Rechenleistung bei großen Datenmengen zu skalieren. Aus diesem Grund bietet Microsoft alternative Pakete für solche Szenarien an. An dieser Stelle greift die Lizenzstufe "Power BI Premium", die sich nicht nach der Nutzeranzahl, sondern nach der benötigten Serverkapazität richtet. Das kleinste Premium-Paket bewegt sich preislich im mittleren vierstelligen Bereich. Zusätzlich erhalten Unternehmen noch die Möglichkeit, den Berichtsserver on-premise zu installieren, was sich gerade für sensible Daten anbietet. Insbesondere für große Teams und Unternehmen kann Power BI Premium eine interessante Variante sein.

Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass Power-BI-Kosten erst ab einem gewissen Szenario eine Rolle spielen. Betrachtet man das Kosten-Nutzen-Verhältnis, so sind die Lizenzkosten im Vergleich zum enormen Leistungsumfang als gerechtfertigt zu bezeichnen.

Die Konzeption und Implementierung von Power BI sollte von einem erfahrenen Partner begleitet werden. Optimale Projektunterstützung aus einer Hand bietet der Microsoft-Gold-Partner COPiTOS. Unter Berücksichtigung individueller Anforderungen und auf Basis jahrelanger Projekterfahrung kann er Unternehmen zur technischen Ausgestaltung von Power BI ebenso beraten wie zu lizenztechnischen Fragen.

Dieser Artikel erschien zuvor bei Focus Online (Verantwortlich i. S. d. TMG COPiTOS GmbH)

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Anastasios Ntaflos

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