Noch Anfang 2020 hätten viele Unternehmen kaum an Dauer-Homeoffice geglaubt. Jetzt gute zwei Jahre später ist Hybrid Work und Homeoffice für viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber nicht mehr wegzudenken. Die Organisation dieser neuen flexiblen Arbeitswelt ist aber ohne Microsoft-Tools oftmals gar nicht so einfach.
Besonders die Suche nach den passenden Werkzeugen, um bestimmte Aufgaben gut und effizient zu organisieren stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Die Lösung kann aber für viele schon mit Windows direkt auf der Festplatte liegen oder mit nur wenigen Klicks direkt von Microsoft kommen. Das Unternehmen hat mittlerweile eine ganze Reihe nützlicher Tools im Angebot, die Unternehmen im Homeoffice wirklich helfen können.
Das sind die besten Microsoft-Tools für Kommunikation, Effizienz und Management:
- Microsoft Teams – Für das Management von Mitarbeitern und Aufgaben
- One Drive – Für die einfache Verwaltung von Dokumenten und Dateien
- Virtuelle Windows Desktops – Damit Arbeit und Freizeit auch ohne Arbeitscomputer getrennt werden können
Microsoft-Tools Kollaboration: Microsoft Teams
Microsoft bietet mit Teams ein starkes Management-Tool für Unternehmen an, die während der Pandemie plötzlich auf Remote Working angewiesen sind. Genau wie der Erzrivale Slack hat Teams viele Funktionen, die die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und die Verwaltung von Aufgaben wesentlich einfacher machen. Neben der klassischen Aufgabenverwaltung gibt es Chats, Anrufe, Nachrichten und sogar eine einfache Möglichkeit Meetings und Termine zu terminieren.
Microsoft-Tools Datenverwaltung: One Drive
Wie sollen Daten verwaltet werden, wenn niemand mehr im Büro ist? Die Antwort ist die Cloud. Mit Cloud-Speichern wie One Drive, ist die Verwaltung von Daten und die Kollaboration von Mitarbeitern auch außerhalb des Büros einfach zu organisieren. Die Daten sind durch die Cloud jederzeit verfügbar, Änderungen nachvollziehbar und die Frage nach der aktuellsten Version eines Dokuments erübrigt sich, da der Cloud-Speicher immer aktuell ist. Für Unternehmen während der Corona-Krise ist One Drive dank der einfachen Einrichtung ein wirklicher Lebensretter geworden.
Microsoft-Tools: Und was ist mit der Datensicherheit?
Neben dem Argument, dass die Mitarbeiter im Homeoffice nicht genug arbeiten würde, war Datensicherheit bisher eines der großen Argumente gegen das Arbeiten von zu Hause aus. Mit ein wenig Know-how und aktuellen Tools, wie einem VPN und Passwortmanager, ist Homeoffice aber auch problemlos zu stemmen.
Hier deshalb zwei einfache Tipps zum Datenschutz:
- Benutzen Sie einen Passwortmanager, wie zum Beispiel Lastpass, um Passwörter sicher zu erstellen, zu verwalten, oder mit Mitarbeitern oder Kollegen zu teilen. Der Versand von Passwörtern in Klartext oder das Diktieren per Telefon entfällt durch nützliche Tools, wie dieses gänzlich.
- Benutzen Sie einen VPN, um Ihre Daten und Aktivitäten vor Fremdzugriff zu schützen. Mit einem VPN werden besonders drahtlose Verbindungen oder Verbindungen über öffentliche Netzwerke, wie zum Beispiel Hotspots unterwegs, wesentlich sicherer.
Trennung von Arbeit und Freizeit: Virtueller Desktop
Da die Notwendigkeit des Homeoffice 2020 für viele Unternehmen sehr überraschend kam, waren nur wenige Unternehmen auf die schnelle Umstellung vorbereitet. Es war daher nicht selten, dass Mitarbeiter mit ihren privaten Geräten arbeiten müssen und so die Trennung von Privat und Geschäftlich nicht mehr so einfach ist. Und auch noch in diesem Jahr werden noch viele Privatgeräte für die Arbeit genutzt. Eine Lösung, die zumindest ein bisschen Trennung ermöglicht, sind Windows virtuelle Desktops. Mit einem virtuellen Desktop können Arbeit und Privates auch auf einem einzelnen Gerät voneinander getrennt werden.
Wie nutze ich die virtuellen Desktops von Windows?
Öffnen Sie einfach Ihre Windows Timeline unten links neben dem Windows-Symbol und klicken Sie auf „+ Neuer Desktop“, um einen zweiten Desktop zu erstellen.
Soweit zu den besten Microsoft-Tools für die Arbeit von zu Hause aus.
Sie haben Fragen rund um die effektive Integration von Microsoft Tools für Ihr Unternehmen? COPiTOS steht Ihnen gerne zur Verfügung. Wir beraten Sie mit dem nötigen Weitblick, transparent und maßgeschneidert auf Ihre persönliche Unternehmenssituation. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
