Einen sicheren Effekt hatte die bedauerliche Pandemie rückblickend: Millionen Angestellte saßen isoliert in ihrem Home Office und vermissten schmerzlich den zentralen Kontakt zur Firma und den Kollegen. Zwar ist Licht am Ende des Tunnels, viele Firmen öffnen wieder ihre Büros für den allgemeinen Zugang und ermöglichen die Rückkehr an den vertrauten Arbeitsplatz. Aber die örtliche oder physische Dezentralisierung des Arbeitsplatzes ist mittlerweile in vollem Gange, und eines hat die Pandemie dann doch vielen Unternehmen gezeigt; nämlich dass Produktivität auch ohne persönliche Anwesenheit im Büro funktioniert. Gefehlt hat trotzdem der Unternehmensspirit, der Geist eines zentralen Ganzen, dem man sich angehörig und verbunden fühlt. Microsoft hat dies wohl als Aufgabe für sich erkannt, das zentrale Unternehmensgefühl in die digitale Arbeitswelt zu integrieren – mit Microsoft Viva.
Unter dem neu geformten Begriff “Employee Experience Platform” soll Microsoft Viva den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen und die Kultur des Unternehmens greifbarer machen. Das soll über vier zentrale Themenbereiche individuell für jeden Beschäftigten des Unternehmens abgebildet werden:
Viva Connections
bildet einen zentralen Einstieg für Mitarbeiter in den digitalen Arbeitsplatz ab. Dem Mitarbeiter werden verwaltete Inhalte, Neuigkeiten aus dem Unternehmen, interessante Communities, aber auch evtl. andere Unternehmensinhalte wie Richtlinien oder Arbeitsgeberleistungen angezeigt. Prinzipiell ist Viva Connections der neue Einstieg in das Firmenintranet, eben erweitert durch individuelle Angebote und Vorschläge für die weitere Vernetzung und Navigation
Viva Insights
bietet dem Mitarbeiter Einblicke in sein Arbeitsverhalten und hilft ihm, dieses sinnvoll und für das persönliche Wohlbefinden zu organisieren. So sind Übungen für das Wohlbefinden, Tipps für wichtige Interaktionen mit Kollegen und Möglichkeiten zur Buchung von Pausen und Fokuszeiten im Angebot dieser Applikation. Selbstverständlich stehen die Daten nur dem Mitarbeiter zur Einsicht zur Verfügung. Es ist kein Monitoring für Vorgesetzte.
Viva Learning
ist die zentrale Plattform für Lerninhalte. Künstliche Intelligenz bietet dem Mitarbeiter für ihn zum aktuellen Zeitpunkt relevante Lerneinheiten und Trainingskurse an. So sollen zukünftig Lerninhalte schneller und einfacher auffindbar sein, zusätzlich gibt es eine Funktion, um den Kollegen eine Empfehlung für die Inhalte weiterzuleiten. Insgesamt soll Viva Learning Unternehmen zum Aufbau einer zentralen Lernkultur verhelfen.
Viva Topics
sammelt zentral Wissen zu Projekten, Produkten, Prozessen oder Kunden und stellt es individuell den Mitarbeitern zur Verfügung. Gerade für neue Mitarbeiter ist es ein hervorragender Einstieg, sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen und in der jeweiligen Arbeitsverantwortung das benötigte Wissen in Form von Dokumenten, Unterhaltungen, Videos und ausgewiesenen Kontakten von Experten im Unternehmen schnell und übersichtlich abrufen zu können. Dafür sorgt künstliche Intelligenz und soll vor allem den Zeitaufwand minimieren, den Mitarbeiter benötigen, um sich Wissen zu bestimmten Themen anzueignen. Studien zeigen, dass dies einen enormen Zeitverlust für Mitarbeiter bedeutet. Besonders spannend ist die Möglichkeit, Wissen aus Drittanbietertools wie ServiceNow oder Salesforce zu integrieren.
Alle Module basieren auf Microsoft 365 und sind in Microsoft Teams nahtlos integrierbar, so dass die gewohnte Anwendung nicht verlassen werden muss.
Abschließend betrachtet bietet Microsoft Viva gute Ansätze, um den Mitarbeitern das Arbeitsleben zu erleichtern. Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass Microsoft das Intranet auf ein neues Level hebt, sind gewöhnliche Intranetseiten eine reine Informationsplattform, in denen der Nutzer selbst Inhalte suchen und entdecken muss, was Microsoft Viva durch den Einsatz künstlicher Intelligenz zu einer neuen Art der schon erwähnten Employee Experience macht. Denn bisher obliegt es den einzelnen Redakteuren und Betreuer des Intranets, Inhalte aktuell und passend zu halten, vor allem auffindbar zu machen.
Die COPiTOS GmbH berät Sie gerne zu Microsoft Viva, plant mit Ihnen die technische Implementierung und Einführung bei den Mitarbeitern mit qualifizierten Trainings und Workshops.
